La carte notes de frais Mastercard virtuelle est-elle un bon choix pour vos salariés ?

L’avènement des nouvelles technologies a apporté son lot de solutions virtuelles pour faciliter le quotidien des particuliers comme des entreprises. Parmi les entreprises du numérique, les FinTechdéveloppent chaque jour de nouvelles possibilités de gestion financière et de paiement. Dans les solutions qui ont vu le jour ces dernières années, on trouve la carte virtuelle Mastercard qui offre de nombreux avantages.

Principe et fonctionnement d’une carte note de frais Mastercard virtuelle

Qu’est-ce qu’une carte virtuelle Mastercard ?

La carte note de frais Mastercard virtuelleest une carte de paiement nouvelle génération. Elle permet de régler les achatssur Internet, les réservations d’hôtel ou de transport en ligne ou encore les facture de fournisseurs.

Il existe 2 types de cartes virtuelles :

• la carte à usage unique, générée pour un seul paiement
• la carte à usage récurrent, utilisée pour le règlement d’abonnements ou de transactions récurrentes et toujours de même montant chez un fournisseur

Dans les deux cas, lacarte dématérialiséese présente sous la forme d’un numéro de carte à 16 chiffres (les 16 chiffres que l’on trouve à l’avant d’une carte physique), d’une date de validité au format MM/AA et d’un cryptogramme à 3 chiffres. Ces informations sont généralement communiquées à l’utilisateur par SMS, mail ou par le biais d’une application dédiée.

Comment fonctionne-t-elle ?

Pour acquérir une carte de paiement virtuelle, rien de plus simple : il suffit de se rendre sur l’application dédiée ou sur le site internet du prestataire bancaire pour générer un numéro unique decarte. Pour obtenir le numéro, il faut renseigner le montant de la transaction.

Puisqu’elle est générée pour un montant spécifique et qu’il s’agit d’un numéro de carte unique, la carte virtuelleoffre un niveau de sécurité accru. En effet, même si quelqu’un venait à pirater les données de la carte, cette personne ne pourrait en aucun cas l’utiliser pour un autre achat.

S’agissant d’une carte dématérialisée, elle ne peut bien sûr pas être utilisée pour payer dans un magasin ou un restaurant par exemple. Pour les règlements physiques, il reste la possibilité de fournir une carte corporate matériellecomme vous pouvez en avoir dans l’offre pro Anytime.

Pourquoi utiliser une carte virtuelle pour vos salariés ?

Une solution sûre et pratique pour les paiements en ligne

Qu’il s’agisse de réserver un hôtel pour un déplacement professionnel, de commander des fournitures sur Internet ou de souscrire un abonnement quelconque, la carte virtuelles’impose comme la solution de paiement à distance la plus sécurisée.

D’autre part, elle évite au salarié de faire l’avance des frais, ce qui représente un atout important. En effet, le compte en banque d’un salarié et sa carte bancaire personnelle ne sont pas toujours de taille à supporter les dépenses professionnelles. Un voyage à l’étranger, par exemple, peut rapidement dépasser le budget disponible d’un salarié. Éviter l’avance de frais professionnelpermet également d’éviter les tensions qui peuvent être générées par les délais de remboursements et diverses procédures administratives.

La carte note de frais virtuellepermet également d’éviter les notes de frais. En effet, puisqu’il n’y a plus de demandes de remboursement, il n’y a plus de notes de frais ! Et cela représente une véritable économie de temps et d’argent pour l’entreprise.

Attention, cela ne signifie pas qu’il n’y a plus besoin de fournir de justificatifs, car tous les frais d’une entreprise doivent être justifiés. Cependant, les procédures sont beaucoup plus simples.

Une gestion ultra simple grâce à une application dédiée

L’utilisation d’une application dédiée à la gestion des cartes virtuellesde votre entreprise est un indispensable pour gagner du temps. En ayant recours à une solution complète telle que l’offre pro Anytime, vous bénéficiez bien sûr des cartes note de frais Mastercard virtuelles, mais aussi de cartes prépayéesmatériellesreliées au même compte sans banqueet d’une application intuitive dédiée à la gestion de vos nouveaux moyens de paiement.

Les atouts de l’utilisation des cartes note de frais virtuellesavec application de gestion sont nombreux.

• Le salarié peut joindre en un clin d’œil un justificatif à son paiement en prenant une photo à l’aide de son smartphone. Aucun risque de le perdre et le service financier peut valider la transaction dans les meilleurs délais.
• Le responsable financier peut suivre depuis l’application toutes les dépenses des salariés en temps réel. Il a également la possibilité de modifier le plafond d’une carte, voire de la bloquer ou la débloquer en cas de besoin. À chaque nouvelle dépense, il reçoit une notification et peut avoir accès aux justificatifs rapidement afin de valider la transaction sans attendre.
• Leservice comptabilité peut visualiser rapidement toutes les transactions ainsi que les justificatifs liés. Cela permet de ne plus avoir besoin de trier, vérifier et archiver les documents, puisqu’ils sont tous réunis et classé grâce à l’application. D’autre part, les lignes d’écritures peuvent être ventilées automatiquement dans le logiciel comptable en s’incrémentant dans les bons comptes de charge. Un gain de temps non négligeable.

La carte note de frais Mastercard virtuelle, accompagnée d’une application de gestion facile à prendre en main, est le mode de gestion des frais professionnelsle plus efficace accessible à ce jour. Il va de soi que si vos salariés réalisent de nombreux paiements physiques, il est essentiel de mettre à leur disposition des cartes matérielles. Également contrôlables à distance et fonctionnant en tous points comme les cartes virtuelles, les cartes corporatecomprises dans l’offre pro Anytime offrent à vos salariés une grande liberté d’action tout en vous permettant de tout gérer simplement. Le compte sans banque Anytimereprésente donc une possibilité de gérer les frais professionnels de vos salariés en toute simplicité, de façon à vous concentrer sur l’essentiel : le développement de votre activité.