Carte prépayée pour ses employés : fonctionnement et avantages

Dans une entreprise, la gestion des notes de frais représente une perte de temps et d’argent. En effet, on estime le coût d’une note de frais à 53 € en moyenne en comptant le temps que le salarié passe à la remplir, puis le temps que chaque service a besoin pour la traiter. Néanmoins, l’arrivée des fintech a bouleversé les méthodes de gestion pour simplifier certaines procédures à l’extrême. Avec les cartes bancaires prépayées, adieu les notes de frais, bonjour la simplicité.

Le fonctionnement d’une carte bancaire prépayée

La carte bancaire prépayée pro est assez proche de la carte pro classique, il s’agit d’une carte de paiement. La différence essentielle réside dans le fait que la carte prépayée permet de dépenser uniquement l’argent qui lui a été alloué et n’autorise pas de découvert. Le plafond est défini par un responsable, qui peut ensuite le modifier en temps réel via Internet ou depuis une application. Dès lors que le plafond est atteint, la carte est bloquée. Il n’est plus possible pour son détenteur d’effectuer un paiement.

À l’image de n’importe quelle carte de paiement, la carte prépayée fonctionne aussi bien pour les achats en ligne que pour les paiements physiques. Elle peut aussi bien se présenter sous forme d’une carte matérielle que virtuelle. Il est également possible de choisir une carte à usage multiple ou unique.

Gain de temps et de sérénité pour la gestion des notes de frais

L’atout numéro un de la carte prépayée pro est la simplicité de gestion qu’elle offre concernant les frais professionnels. Intégrée à une solution complète telle que l’offre pro Anytime, composée d’un compte courant alternatif au banque, d’une ou plusieurs cartes pros prépayées et d’une application de gestion ergonomique, elle représente un gain de temps considérable pour les salariés comme pour les responsables.

Pour le salarié

Le salarié détenteur d’une carte prépayée peut régler ses frais professionnels à l’aide de sa carte. Il n’est donc plus question d’avancer les frais puisque le règlement se réalise directement via un compte de l’entreprise. La transaction apparaît ensuite sur l’application. Il suffit de joindre en quelques clics le justificatif, afin que le responsable puisse valider la dépense. Il n’est donc plus nécessaire de remplir des quantités de documents destinés à voyager dans les différents services concernés. Les justificatifs perdus ne sont plus source de stress et les 20 minutes passées en moyenne à remplir une note de frais ne sont qu’un lointain souvenir.

Pour le service financier

Les avantages sont tout aussi évidents pour le pôle financier de l’entreprise. Les notes de frais sans justificatifs ne sont plus leur lot quotidien et chaque dépense peut être validée du bout des doigts en temps réel. Les plafonds de paiement des cartes peuvent être modifiés en cas de besoin. Une carte peut aussi être bloquée à distance en cas d’utilisation inappropriée. Chaque dépense est rattachée au collaborateur enregistré comme détenteur de la carte pour un suivi plus facile. L’absence de remboursement libère également un temps précieux au service financier. Le gain de temps que représente l’utilisation de l’application est de l’ordre de plusieurs jours par mois pour le RAF (Responsable Administratif et Financier).

Pour la comptabilité

Le gain de temps se retrouve également en comptabilité. Tout d’abord, la gestion des frais professionnels est bien plus rapide puisque tous les documents sont informatisés et centralisés. Les vérifications que doit réaliser le comptable sont donc bien moins chronophages. Ensuite, l’avantage considérable de l’utilisation d’une carte prépayée, associée à une application, est le fait que l’intégration dans le logiciel comptable ou l’ERP peut être entièrement automatisée. Chaque dépense est importée d’office dans le compte de charge auquel elle appartient et la TVA est ventilée automatiquement. Un gain de temps de taille, surtout dans une entreprise au sein de laquelle les frais professionnels supportés par les employés sont courants.

Une vraie sécurité pour l’entreprise

Une carte prépayée, par définition, dispose d’un plafond de paiement qui ne peut être dépassé sous aucun prétexte. Ce plafond peut être géré par un responsable en temps réel depuis l’application. La carte peut même être bloquée en cas d’utilisation abusive. Cela représente une sécurité certaine pour l’entreprise, tout en laissant une liberté aux employés.

Chez Anytime, les cartes pros prépayées sont rattachées à un compte sans banque, qui, lui-même, ne dispose pas de possibilité de découvert. Une seconde sécurité pour la santé financière de l’entreprise. En effet, si les ressources ne sont pas suffisantes sur le compte, les détenteurs de cartes ne peuvent plus réaliser d’achat.

Enfin, si l’entreprise opte pour une carte à usage unique, généralement utilisée pour régler des achats sur le net, la sécurité est renforcée car la carte est générée pour un achat spécifique, d’un certain montant. Cela signifie que dans le cas d’un piratage, celui qui aurait réussi à récupérer les informations de la carte bancaire ne pourrait absolument rien en faire.

Une logistique identique aux autres cartes de paiement

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, la carte prépayée est universelle. Elle s’utilise en France comme à l’étranger et peut tout aussi bien être utilisée dans une boutique que sur Internet ou à un péage. Le fait qu’il s’agisse d’une carte à autorisation systématique ne représente pas un frein à son utilisation.

Comme n’importe quelle carte de paiement, la carte pro prépayée a une durée de validité de 4 ans, sauf s’il s’agit d’une carte à usage unique temporaire.

Les cartes prépayées Mastercard comprises dans l’offre pro Anytime offre une grande flexibilité aux entreprises. Grâce à la simplicité d’utilisation qu’elles proposent, elles leur permettent de gagner du temps et de l’argent au quotidien. Bien au-delà-de l’aspect financier, on note également une atmosphère de travail plus confortable, dans laquelle les tensions liées à la gestion des notes de frais n’ont plus leur place.