6 astuces pour réduire les frais généraux de son entreprise

Générer du chiffre d’affaires est une bonne chose pour votre entreprise. Mais plus important que le chiffre d’affaires, il y a la rentabilité. Moins l’entreprise dépense d’argent, plus elle a de chances d’être rentable. C’est pourquoi maîtriser les frais généraux est un paramètre important dans la réussite de votre business.

Qu’est-ce que les frais généraux ?

Les frais généraux sont l’ensemble des dépenses nécessaires au fonctionnement quotidien de l'entreprise. Les frais directement liés à la fabrication du produit ou à la commercialisation du service en sont exclus. En revanche, les postes suivants y sont intégrés :

• les loyers immobiliers et financiers
• les assurances
• les abonnements et licences de logiciels
• les services techniques (surveillance, accueil, entretien, logistique)
• le matériel informatique et sa maintenance
• l’eau, le gaz, l’électricité
• les fournitures et consommables (fournitures de bureau, produits d’entretien)
• les frais de marketing et publicité
• les frais de courrier et télécommunications
• les frais de déplacement, etc.

Les frais généraux se divisent en 2 groupes :

• les frais fixes, qui restent identiques quel que soit le chiffre d’affaires de l’entreprise comme le loyer, les assurances ou les abonnements.
• les frais variables, qui sont directement impactés par le niveau d’activité ou le chiffre d’affaires de l’entreprise comme l’électricité ou les frais logistiques.

À noter que les frais généraux peuvent représenter 20 à 40 % des dépenses de l’entreprise et jusqu'à 25 % de son chiffre d'affaires selon le secteur d’activité.

Comment augmenter sa rentabilité en diminuant les frais généraux ?

Qu’il s’agisse de frais fixes ou de frais variables, il existe différents leviers pour diminuer le montant global des frais généraux. Voici 6 astuces à mettre en place pour faire des économies sans pour autant impacter votre activité.

Limiter le nombre de fournisseurs et renégocier avec eux

Listez les fournisseurs auxquels vous faites appel. Cela vous permettra d’une part de vérifier quels sont les plus gros, mais aussi de vous assurer qu’il n’y a pas de doublons inutiles. Une fois cette étape réalisée, vous pouvez contacter chaque fournisseur pour négocier des remises, ou tout simplement changer de prestataire pour avoir des tarifs plus avantageux. Vous pouvez et devez également résilier tous les contrats et abonnements qui ne sont pas ou plus utiles dans les plus brefs délais.

Adopter une attitude économique et écologique

Pour faire des économies au sein d’une entreprise, il est aussi possible d’appliquer les mêmes principes qu’à la maison : ne pas laisser les lumières allumées, ne pas gaspiller l’eau ou encore ne pas imprimer à tort et à travers. La première étape est donc de responsabiliser vos employés. Vous pouvez par exemple leur demander d’imprimer un document que lorsque c’est vraiment nécessaire, leur imposer d’éteindre ou de mettre en veille leur ordinateur tous les soirs. De votre côté, installez des ampoules économiques et des lumières à détecteur de mouvements lorsque cela est possible. Réparez les robinets qui fuient. Enfin, dégagez les fenêtres et favorisez les couleurs claires pour apporter de la luminosité.

Mettre à profit les locaux inutiles

Même si elles sont vides, les pièces inutilisées d’un bâtiment (entrepôt, bureaux) vous coûtent de l’argent. Si aucun projet impliquant l’utilisation de ces locaux n’est prévu à court terme, vous pouvez les louer à un ou plusieurs professionnels. Il s’agit d’une excellente façon de transformer un poids en bénéfice. De plus, cette location peut permettre à un entrepreneur de se lancer en bénéficiant d’un local à un tarif intéressant.

Réduire les frais bancaires

Les frais bancaires à l’échelle d’une entreprise n’ont rien à voir avec ceux d’un particulier. Dans un établissement bancaire traditionnel, outre les frais de tenue de compte, vous êtes sujet à divers autres frais notamment si vous disposez de plusieurs cartes bancaires, pour les virements à l’étranger ou encore pour de nombreuses opérations courantes. Des petites sommes qui, mises bout à bout, peuvent rapidement faire grimper la facture.

Pour réduire les frais bancaires, vous pouvez vous tourner vers l’offre pro d’une néobanque telle qu’Anytime, qui vous offre des services sur mesure et une grande facilité de gestion à des tarifs tout à fait attractifs.

Simplifier le suivi des frais professionnels

Si chaque employé peut réaliser des achats ou souscrire des abonnements en ligne, il devient difficile de suivre toutes les transactions et de savoir à quoi correspond réellement chaque dépense. En centralisant la gestion des frais professionnels, le service financier pourra avoir un regard sur toutes les transactions.

La solution idéale ? Les cartes bancaires virtuelles à gérer depuis une application dédiée telles que les cartes Mastercard virtuelles proposées par Anytime. La validation se réalise en amont par le RAF qui valide ou non l’achat avant de générer la carte virtuelle associée. Une façon simple d’éviter les dépenses non justifiées qui peuvent rapidement faire exploser les frais généraux.

Jouer sur les assurances

Assurances pour les locaux, les véhicules, les marchandises, les employés, etc. Les postes à assurer sont divers. Il est indispensable d’être bien couvert. Toutefois, pour bénéficier d’une bonne couverture, il n’est pas toujours nécessaire de signer les contrats les plus onéreux.

À l’image des néobanques, que l’on associe au FinTech (les nouvelles technologies dédiées aux finances), il existe des assureurs nouvelle génération qui sont à classer dans les Assurtech (les nouvelles technologies dédiées aux assurances). Certains de ces assureurs proposent des contrats tout à fait compétitifs, tant au niveau de la couverture que du tarif.

À l’ère de la digitalisation, il est parfaitement possible de profiter du numérique pour diminuer les frais généraux d’une entreprise. Entre les économies de consommables et les prestataires 100 % en ligne qui offrent des tarifs particulièrement accessibles, les solutions sont diverses. Et si vous trouvez que cela coûte trop cher en électricité, peut-être qu’un changement de fournisseur vous permettra de changer d’avis.