Une gestion efficace des notes de frais des voyages professionnels avec la carte virtuelle Mastercard

Depuis quelques années, la digitalisation bat son plein et les nouvelles technologies ne cessent de nous fournir des solutions virtuelles inédites pour faciliter notre quotidien. D’abord pensés pour les particuliers, ces outils s’étendent de plus en plus aux entreprises qui souhaitent optimiser leur gestion par des solutions complètes et faciles à prendre en main. Parmi elles, on trouve la carte virtuelle Mastercard et ses nombreux avantages.

Qu’est-ce que la carte virtuelle Mastercard ?

La carte virtuelle Mastercard est une carte bancaire nouvelle génération. À l’image de la carte Mastercard physique, elle vous permet de régler vos dépenses à distance, qu’il s’agisse d’achats sur Internet, de frais de transport, de réservations d’hôtels ou encore de factures de fournisseurs.

La carte bancaire virtuelle se présente sous la forme d’un numéro unique à 16 chiffres (comme sur une carte bancaire classique), d’une date de validité au format MM/AA et d’un cryptogramme à 3 chiffres. Ces informations sont en principe communiquées à l’utilisateur par SMS, par email ou par le biais d’une application spécifique.

À noter qu’il existe 2 types de cartes dématérialisées :

• la carte à usage unique, qui n’est générée que pour un seul paiement.
• la carte à usage récurrent, qui est utilisée pour payer des abonnements ou des transactions récurrentes chez un seul et même fournisseur.

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Comment fonctionne-t-elle ?

Générer une carte de paiement virtuelle est particulièrement simple. Il suffit de se rendre sur l’application bancaire dédiée ou sur le site internet. Pour obtenir un numéro unique d’e carte bleue et régler ses achats, il convient d’abord de renseigner le montant de la transaction.

Compte tenu de son caractère unique et du fait qu’elle est générée pour un montant spécifique, la carte virtuelle garantit un haut niveau de sécurité. Ainsi, même si un pirate informatique parvient à obtenir les données de la carte, il lui est parfaitement impossible de l’utiliser pour un autre achat.

Mais étant donné son aspect dématérialisé, cette carte de paiement ne peut être utilisée pour un paiement sur place. Ainsi, pour tous les règlements physiques tels que les frais de repas, une carte bancaire corporate reste la meilleure alternative.

La solution pour gérer facilement les voyages d’affaires

Une carte de paiement sécurisée reliée directement au compte de l’entreprise

Pour l’organisation de déplacements professionnels, les entreprises fonctionnent généralement selon l’une de ces deux façons :

• elles font avancer les frais au salarié, puis lui remboursent ultérieurement.
• elles mettent en place une avance sur frais professionnels.

Dans le premier cas, les dépenses peuvent être importantes, notamment dans le cadre d’un déplacement à l’étranger. Faire avancer les frais à un salarié peut donc s’avérer compliquer et générer des tensions, d’autant plus si le délai de remboursement est long.

Dans le second cas, il est nécessaire d’anticiper les dépenses du collaborateur afin de lui verser une avance au plus proche de la réalité. Cette démarche nécessite un temps de réflexion. De plus, si les dépenses engagées dépassent le montant versé, il faudra réaliser un remboursement complémentaire pour couvrir l’intégralité des frais.

Dans les deux situations, il est indispensable de mettre en place une procédure de traitement des notes frais. Cela implique la collecte de justificatifs, la vérification des documents et la réalisation du remboursement le cas échéant. Cette tâche demande du temps, des ressources humaines et matérielles, et génère un coût non négligeable.

En utilisant les cartes virtuelles Mastercard, chaque collaborateur peut régler ses achats à distance avec une carte prépayée. Le montant est directement débité du compte de l’entreprise, ce qui évite d’avoir à réaliser un remboursement. Puis, même si chaque dépense doit être justifiée, la procédure est beaucoup plus légère que dans le cadre de l’établissement d’une note de frais.

Totalement sécurisée, cette méthode est la solution parfaite pour régler les dépenses en amont du voyage telles que la réservation d’hôtel ou encore les billets de train ou d’avion.

L’application dédiée : l’outil ultime pour simplifier la gestion

Pour vous simplifier encore plus la tâche, une application intuitive est idéale pour tout gérer du bout des doigts. En faisant appel à une néobanque telle qu’Anytime, vous bénéficiez non seulement des cartes virtuelles Mastercard, mais aussi de cartes Mastercard plafonnées physiques et d’une application dédiée à la gestion de ces moyens de paiement. Tout ceci rend les voyages beaucoup plus simples.

De plus, le service financier peut suivre toutes les dépenses en temps réel depuis l’application. Le référent peut également modifier un plafond en un clin d’œil et bloquer ou débloquer une carte si besoin. Il est notifié de chaque nouvelle dépense et peut accéder rapidement aux justificatifs.

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Pour le salarié, l’application représente un gain de temps considérable puisqu’elle lui permet de joindre à une dépense le justificatif associé, et ce grâce à une photo prise avec son smartphone. Plus de perte, pas de délai, le service financier reçoit immédiatement le justificatif.

Le service comptabilité a également accès à toutes les transactions et aux justificatifs. Il n’est donc plus nécessaire de trier, vérifier et archiver tous les documents, puisqu’ils sont tous réunis et classés via l’application.

La carte virtuelle Mastercard, accompagnée d’une application claire et efficace, est la méthode de gestion des frais professionnels la plus simple et la plus optimisée que vous pouvez trouver. Tout peut être gérer à distance, ce qui rend les échanges bien plus faciles, notamment au cours un voyage. Une solution complète telle qu'Anytime met à votre disposition tous les outils pour dire adieu à la fastidieuse tâche des notes de frais et vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel.